Im Haftungsfall zählt nicht nur, ob richtig gehandelt wurde. Es zählt, ob dies auch nachgewiesen werden kann. Für Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder in Finanzdienstleistungsunternehmen hat die Dokumentationsfrage deshalb eine unmittelbare haftungsrechtliche Dimension, die in der Praxis häufig unterschätzt wird.

Business Judgment Rule: Schutz nur mit Dokumentation

Die Business Judgment Rule nach § 93 Abs. 1 Satz 2 AktG privilegiert unternehmerische Entscheidungen, die auf angemessener Informationsgrundlage und zum Wohl der Gesellschaft getroffen wurden. Diese Privilegierung greift jedoch nur, wenn das Organmitglied im Streitfall darlegen kann, dass diese Voraussetzungen tatsächlich erfüllt waren.

Ohne eine belastbare Dokumentation der Entscheidungsgrundlagen, durchgeführten Prüfungen und vorgenommenen Risikoabwägungen ist dieser Nachweis gerichtlich kaum zu führen. Die Business Judgment Rule wird damit faktisch zur Papiertigerin, wenn die Dokumentation fehlt.

Aufsichtsratsprotokolle: Unterschätzte Haftungsquelle

Aufsichtsratsprotokolle nach § 107 Abs. 2 Satz 2 AktG müssen Ort und Zeit der Sitzung, Teilnehmer, Tagesordnung, den wesentlichen Inhalt der Beratungen sowie gefasste Beschlüsse enthalten. Ein bloßes Ergebnisprotokoll genügt im Regelfall nicht.

Gerade wenn es später um die Frage geht, ob der Aufsichtsrat seine Überwachungspflicht ordnungsgemäß erfüllt hat, ist eine sorgfältige Protokollführung der entscheidende Beleg. Aufsichtsratsmitglieder, die dies vernachlässigen, tragen im Haftungsfall ein vermeidbares Beweisrisiko.

Darlegungs- und Beweislast: Wer muss was beweisen?

Die Rechtsprechung zur Darlegungs- und Beweislastumkehr zeigt die praktische Bedeutung einer geordneten Dokumentation. Bei der Organhaftung nach § 93 Abs. 2 AktG trifft das Organmitglied die Beweislast dafür, dass es die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters angewendet hat. Unternehmen geraten bei fehlenden Unterlagen schnell in die Situation, ordnungsgemäßes Verhalten nicht mehr ausreichend belegen zu können.

Aufsichtsrechtliche Dimension: KWG und MaRisk

Für Organmitglieder in Banken und Finanzdienstleistungsunternehmen tritt zur gesellschaftsrechtlichen Haftung die aufsichtsrechtliche Verantwortlichkeit hinzu. § 25a Abs. 1 KWG verlangt eine dokumentierte Geschäftsorganisation, die eine lückenlose Aufsicht ermöglicht. Die MaRisk konkretisieren: Prozesse, Kontrollmaßnahmen und Risikoabwägungen müssen systematisch und nachvollziehbar aufgezeichnet sein.

Unzureichende Dokumentation begründet dabei nicht nur aufsichtsrechtliche Maßnahmen gegen das Institut, sondern kann auch persönliche Konsequenzen für Geschäftsleiter nach sich ziehen.

Geldwäscherechtliche Verantwortung der Leitungsebene

Auch im Geldwäscherecht trägt die Leitungsebene Verantwortung für eine ordnungsgemäße Dokumentation. Nach § 8 GwG müssen auffällige Transaktionen und die dazu getroffenen Entscheidungen so dokumentiert werden, dass die Prüfungslogik für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar ist. Bußgelder bei Verstößen können empfindlich hoch ausfallen; das persönliche Haftungsrisiko der verantwortlichen Geschäftsleiter ist dabei nicht auszuschließen.

Ihr Ansprechpartner: Dr. Ingo Janert

Ich bin Dr. Ingo Janert, Rechtsanwalt bei JANERT Rechtsanwaltgesellschaft mbH in Hamburg. Ich berate Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder sowie Compliance-Verantwortliche in Finanzdienstleistungsunternehmen bei der Gestaltung belastbarer Dokumentationsprozesse, der Bewertung aufsichtsrechtlicher Haftungsrisiken und der Entwicklung wirksamer Compliance-Strukturen.

Seit über zwei Jahrzehnten tätig im Kapitalmarktrecht, Lehrbeauftragter an der ISM Hamburg und der Universität Hamburg, Autor von kapitalmarktrecht.online. Wenn Sie Ihre Haftungsposition als Organmitglied absichern oder Ihre Compliance-Dokumentation überprüfen möchten, sprechen Sie mich an: www.janert.com