Eine der häufigsten Feststellungen bei BaFin-Sonderprüfungen lautet: Die Prozesse waren vorhanden – aber nicht ausreichend dokumentiert. Unzureichende Dokumentation wird von der Finanzaufsicht regelmäßig als Indiz für organisatorische Defizite gewertet. Das kann aufsichtsrechtliche Maßnahmen auslösen und persönliche Haftungsrisiken für Organmitglieder begründen – selbst wenn inhaltlich nichts falsch gemacht wurde.

Aufsichtsrechtliche Grundanforderungen nach KWG

25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 KWG verlangt, dass die Geschäftsorganisation eines Instituts so ausgestaltet und dokumentiert ist, dass eine lückenlose aufsichtsrechtliche Überwachung möglich bleibt. Das umfasst organisatorische Strukturen, interne Kontrollmechanismen, Risikomanagementprozesse, Compliance-Maßnahmen und geschäftsbegrenzende Vorgaben.

Daneben verpflichtet § 24 KWG Institute zur Anzeige wesentlicher Veränderungen gegenüber BaFin und Bundesbank. Die zugrunde liegenden Unterlagen müssen nachvollziehbar dokumentiert und archiviert sein.

MaRisk: Konkretisierung der Dokumentationsanforderungen

Die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) konkretisieren die KWG-Anforderungen erheblich. Sie verlangen, dass Geschäfts-, Kontroll- und Überwachungsprozesse systematisch, nachvollziehbar und vollständig dokumentiert werden. Organisationsrichtlinien sind schriftlich festzuhalten, regelmäßig zu aktualisieren und den relevanten Mitarbeitern zugänglich zu machen.

In der Praxis entstehen Dokumentationsmängel häufig nicht durch fehlende Prozesse, sondern durch fehlende Verschriftlichung, veraltete Richtlinien oder lückenhafte Archivierung.

Organhaftung und Business Judgment Rule

Für Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder hat die Dokumentationsfrage eine unmittelbare haftungsrechtliche Dimension. Die Business Judgment Rule (§ 93 Abs. 1 S. 2 AktG) schützt unternehmerische Entscheidungen nur, wenn das Organmitglied im Streitfall darlegen kann, auf welcher Informationsgrundlage und nach welcher Prüfung die Entscheidung getroffen wurde. Ohne belastbare Dokumentation ist dieser Nachweis kaum zu führen.

Aufsichtsratsprotokolle nach § 107 Abs. 2 AktG müssen den wesentlichen Inhalt der Beratungen enthalten – ein Ergebnisprotokoll genügt nicht. Hier besteht in der Praxis erheblicher Nachholbedarf.

Geldwäscherechtliche Dokumentation

Im Bereich der Geldwäscheprävention verlangt § 8 GwG eine Dokumentation, die über eine bloße Ablage weit hinausgeht. Auffällige Transaktionen, Untersuchungen und Entscheidungen müssen so aufgezeichnet werden, dass ein sachverständiger Dritter die Prüfungslogik nachvollziehen kann. Unzureichende Dokumentation kann empfindliche Bußgelder und erhebliche Reputationsschäden verursachen.

Beratung durch Dr. Ingo Janert

Ich bin Dr. Ingo Janert, Rechtsanwalt bei JANERT Rechtsanwaltgesellschaft mbH in Hamburg. Ich berate Banken, Kreditinstitute und Wertpapierinstitute bei der Gestaltung rechtskonformer Compliance-Strukturen, der Überprüfung von Dokumentationsprozessen und der Begrenzung aufsichtsrechtlicher und haftungsrechtlicher Risiken für Leitungsorgane. Als Lehrbeauftragter an der ISM Hamburg und der Universität Hamburg verfüge ich über tiefgehende Expertise im Kapitalmarkt- und Aufsichtsrecht.

Wenn Sie Ihre Compliance-Dokumentation auf den Prüfstand stellen oder MaRisk-Anforderungen strukturiert umsetzen möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: www.janert.com